中國人民銀行短期融資券發行備案檔案管理辦法
中國人民銀行短期融資券發行備案檔案管理辦法是指企業申請發行短期融資券的備案材料。為規範中國人民銀行短期融資券發行備案業務的檔案管理，制定本辦法，具體情況如下。
頒佈單位：中國人民銀行
文 號：銀辦發[2006]256號
頒佈時間：2006-11-10
實施時間：2006-11-10
時 效 性：現行有效
效力級別：部門規範性檔案
第一章 總則
第一條 為規範中國人民銀行短期融資券發行備案業務的檔案管理，根據《中國人民銀行檔案管理規定》、《短期融資券管理辦法》和《短期融資券承銷規程》(中國人民銀行令[2005]第2號印發)，結合短期融資券發行備案工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱短期融資券發行備案檔案(以下簡稱備案檔案)是指企業申請發行短期融資券的備案材料。備案檔案分為額度備案檔案和額度內分期發行備案檔案。額度備案檔案是指企業申請年度內短期融資券發行額度及首期發行所提交的備案材料。額度內分期發行備案檔案是指企業在獲准額度內除首期以外申請每期發行短期融資券所提交的備案材料。
第三條 備案檔案的管理應該確保備案檔案的資料齊全，歸檔及時，整齊有序，查閱方便，有效利用和案全保密。
第二章 備案檔案的歸檔範圍
第四條 備案檔案的歸檔範圍為：
(一)額度備案檔案。
1.發行人發行融資券的請示。
2.董事會決議或具有相同法律效力的檔案。
3.相關機構出具的承諾書。
4.發行人章程和營業執照(副本)影印件。
5.主承銷商推薦函(附盡職調查報告)。
6.融資券募集說明書(附發行方案)。
7.信用評級報告全文及跟蹤評級安排的說明。
8.經註冊會計師審計的企業近三個會計年度的資產負債表、損益表、現金流量表及審計意見全文。
9.律師出具的法律意見書(附律師工作報告)。
10.償債計劃及保障措施的專項報告。
11.關於支付融資券本息的現金流分析報告。
12.承銷協議、承銷團協議及承銷團成員的參團回執。
13.相關機構的資質證書和檔案。
14.稽核人的反饋意見及主承銷商和發行人提交的補充材料。
15.人民銀行要求提供的其他檔案。
(二)額度內分期發行備案檔案
1.當期融資券發行請示。
2.當期融資券募集說明書。
3.信用評級報告全文及跟蹤評級安排的說明。
4.中國人民銀行要求提供的其他檔案。
第三章 備案檔案材料的整理
第五條 在短期融資券備案通知書下發後，短期融資券發行備案業務部門(以下簡稱業務部門)應及時整理備案材料，並形成備案檔案。
(一)備案檔案實行材料核查人負責制，材料核查人對其所核查的備案材料的完整性負責。
(二)備案材料以短期融資券申請企業為單位進行整理。
(三)同一申請企業的備案材料按照第四條所列示的順序進行整理排列，編寫頁碼，編制相應的卷內目錄，並裝訂成資料夾。
(四)額度備案檔案和額度內分期發行備案檔案以其申請的融資券實際發行時間的先後為標準，統一編排卷號。
(五)備案檔案資料夾封面的正面填寫備案檔案名稱，側面填寫備案檔案名稱和備案檔案卷號。
第四章 備案檔案保管和利用
第六條 備案檔案在移交至檔案管理部門前，應在業務部門妥善保管，其調閱應徵得業務部門負責人的批准。
第七條 業務部門的備案檔案保管地點應配備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等防範設施，確保檔案資料的安全。
第八條 備案檔案保管期限為5年。備案檔案保管期從檔案所屬年度終了後的次年1月1日起計算。
第九條 備案檔案的利用。業務部門人員借閱備案檔案，應由借閱人提出申請，經業務部門負責人批准後辦理借閱手續。借出的檔案原件必須在3個工作日內歸還;如確需延期借閱，須辦理續借手續。
第十條 備案檔案不得外借。法律法規授權的外單位人員因工作需要查閱時，應出具單位介紹信、查閱人有效證件，經業務部門負責人批准，辦理查閱手續，由專人陪同查閱。
第十一條 借閱或查閱備案檔案應在《備案檔案調閱登記簿》上登記(見附1)。查閱備案檔案的介紹信等相關資料應專夾保管，以備查考。
第十二條 備案檔案利用者不得以任何方式改變檔案的原貌。
第五章 備案檔案材料的移交
第十三條 整理後的備案檔案每年3月份向檔案管理部門移交一次。
第十四條 備案檔案移交時，業務部門應編制《備案檔案交接清冊》(見附2)，列明移交的備案檔案名稱、冊數和移交日期等，並與檔案管理部門辦理移交手續。《備案檔案交接清冊》由業務部門和檔案管理部門各執一份。第六章 備案檔案的銷燬
第十五條 備案檔案保管期限屆滿，應按以下程式銷燬：
(一)檔案管理部門就保管期限屆滿的備案檔案向業務部門提出鑑定申請。對於超出報告期限並已失去儲存價值的備案檔案，由業務部門鑑定後提出《備案檔案銷燬意見書》(見附3)，報經業務部門主管領導審批後組織銷燬。
(二)業務部門編制《備案檔案銷燬清冊》(見附4)，列明銷燬備案檔案卷號、檔案名稱、冊數和銷燬時間等內容。
(三)銷燬備案檔案時，應由檔案管理部門、保密部門和業務部門派專人負責監銷。監銷人應按照《備案檔案銷燬清冊》所列內容清點核對，並在銷燬清冊上籤章確認，連同《備案檔案銷燬意見書》存檔備查。
第十六條 備案檔案保管期限屆滿，如涉及歷史遺留問題或有重要參考價值，業務部門應向檔案管理部門提出《備案檔案繼續儲存意見書》(見附5)，列明備案檔案名稱和繼續儲存的原因。該類備案檔案不得銷燬，應單獨保管，待歷史遺留問題了結，按上述規定報批後方可銷燬。第七章 附則
第十七條 本辦法由辦公廳會同金融市場司負責解釋和修訂。
第十八條 本辦法自印發之日起執行。
附：
1.備案檔案調閱登記簿(略)
2.備案檔案交接清冊(略)
3.備案檔案銷燬意見書(略)
4.備案檔案銷燬清冊(略)
5.備案檔案繼續儲存意見書(略)
