一、外貿企業應在貨物報關出口之日起90日內，準備以下出口退稅單證，用於出口退稅申報。主要包括：
1、出口貨物報關單(出口退稅專用);
2、出口商品專用發票;
3、購進貨物取得的增值稅專用發票(抵扣聯，並應自開票之日起30日內辦理認證手續)或分批單;
4、外匯核銷單(出口退稅聯);
5、主管稅務機關要求提供的其他資料。
二、外貿企業應在貨物報關出口後，及時取得出口貨物報關單，並登入電子口岸，查詢比對出口資訊與紙質報關單是否一致。若一致，應在每個工作日的上午8：00至下午16：00向國稅局提交電子資訊。
三、根據主管稅務機關要求，使用指定的外貿企業出口退稅申報軟體錄入出口退稅資訊，生成出口退稅申報資料，傳遞至軟盤。
四、整理、裝訂出口退稅報表、單證成冊，在規定的申報時間內辦理出口退稅正式申報。若申報資料準確、單證無誤、報表一致，則通過稽核，轉入審批環節;若存在需要調整、更正的資料或單證及報表，則應按主管稅務機關的要求進行處理。
五、對於已經審批完畢的出口貨物，主管稅務機關將按法定程式辦理退庫手續。外貿企業應根據銀行退轉的出口退稅退付憑證進行賬務處理，至此申報完畢。
