公司文書的起草及制發制度
第一條 設立目的
為規範本公司文書起草和制發工作，特制訂本制度。
第二條 適用範圍
本細則所稱文書，包括公司各種通告、通知、會議檔案或傳閱檔案、機構內部檔案以及對外發文。
凡公司內的公務檔案除有特殊規定外，一律依照本制度。
發往公司以外的檔案除有特殊規定外，也適用本制度。
第三條 文書的制定
1．文書內容
文書的內容需要符合以下幾點要求：
（1）檔案應是一文一事，簡單明瞭，適用楷書；
（2）除有特殊規定外，應註明以下事項：文號、發文日期、發文機關（發文者）、收文機關（收文者）、檔案標題、檔案擬稿人及有關責任者；
（3）檔案標題應簡潔明瞭，準確鮮明地揭示檔案內容；
（4）文字應通俗易懂，儘可能口語化；
（5）行文要層次清楚，重點突出；
（6）對於檔案中引用的其他相關檔案，要註明其檔案號及日期。
（7）陳述理由和經過時，若正文繁複，則將此部分內容作為附件記於另外的紙上。
2．文書格式
（1）檔案通常在第一行寫上文號，第二行寫上能揭示檔案內容的標題，另起一行寫制發年月日、制發者名稱，再一行寫明收件人姓名，然後在下一行寫檔案內容。
（2）屬於複審呈報的檔案，通常採取在檔案末尾用後記的形式說明，並在檔案末尾隔一行處寫下複審件的號碼、必要事項、年月日及複審者姓名。
（3）由_____發出的指令性檔案上應寫收文單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。
（4）檔案制發者及收件者應註明職務，署名或蓋章。檔案處理人將以此作為依據。但同時發往多個單位的檔案，如通知等，為了簡便，多采用印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。
（5）檔案號按如下方法編制：
A機關內部檔案可註明本科室代字或代號，連續性檔案應注有連續號；
B對外行文時應註明本公司代字或代號。
（6）對於定期制發文件或使用頻率較高的檔案，為簡化手續，可事先規定好行文格式和文例，並以此為準事先做好印刷準備。
（7）在書寫或印刷檔案時應為事後的整理、裝訂留下空白處。
3．文書其他要求
（1）文書需要按規定適用特定紙張。
（2）文書原則上應用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時要特別注意紙張的效能，文字應清晰可辨。
（3）內容簡單、非機密檔案不一定密封發出，可直接傳閱或傳送。
4．文書分類
發文單位根據檔案的不同作用，依以下原則區別使用不同文種：
（1）提案，不僅僅是發出指令，而且希望將其意見廣為討論。
（2）承認，就有關事務進行認定。
（3）請示，所報內容等候裁定。
（4）報告，關於批示的答覆性彙報。
（5）申請，請示對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用於單方面提出申請。
發文單位對下屬釋出的檔案，依以下要求區別使用：
（1）指示，對申請、請示及要求的答覆。
（2）傳達，有關事務上的指令。
（3）訓令，命令或注意事項。
不在前地二條之列的檔案有以下類別：
（1）通牒，有關業務的通報。
（2）照會，意見或需要回復的事項。
（3）問答，對照會的答覆。
5．文書的審批
（1）文書定稿前須經_____審批。
（2）凡需要呈遞______的檔案，須逐級上報。須在調查核實的基礎上，寫出意見，註明呈報_____的姓名，然後上報。若不需要呈報，則在該文書右上方空白處註明辦文單位的名稱、文號、年月日。
（3）稽核者須對檔案的形式、內容進行認真審閱、核查，對不當之外加以修改，使之明白無誤。
6．檔案信封要求
檔案信封上的記錄，依照以下各條進行。
（1）普通檔案的信封上，要寫明送關單位的名稱，同時在左上方寫上是否加急、掛號等，信封右下方寫發文單位。
（2）祕密檔案的信封上，除要在下面的左側寫上“祕”的字樣外，其他參照第一條。
（3）必須收文者自行開啟的檔案，信封上要寫清姓名同時在左側寫上“親啟”字樣。
（4）機密檔案要用二屋信封，內封上寫檔案標題。外封上的標識參照以上各條，在左側寫明“祕”的字樣。
（5）檔案內容特別需要保密的或其他重要重要內容的可參照前項。
7．電信傳達的文書
依靠電信傳達的檔案，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，並省略敬語，以使電文簡短。電報通常在能動性處註明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷成文送交收件人。
第四條 文書的傳送
1．除有特別規定外，發文通常應按下規定註明發文機關（發文者）。
（1）辦公室檔案註明_____姓名；
（2）機關內部檔案註明_____姓名；
（3）對外發文註明_____名稱；
（4）會議檔案按規定署名，原則上理事會或常務理事會註明______，各各委員會註明_____姓名。
2．發文時對收件人應按如下規定書寫：
（1）對擔任領導職務的理事等應註明其姓名及職務；
（2）對全體會員可書寫“各位委員”；
（3）對某一特定委員可註明該委員姓名及所在單位名稱。
第五條 附則
本辦法經_____核准後實施，增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸本公司。
