公司文書收發作業規範
第一條 設立目的
為加強檔案收發管理，規範公文正常流程，有利於順利開展工作，特制定本規範。
第二條 負責部門
本公司所有外來文書，都由______部門統一接收與分發。
本公司文書的郵寄、送發統一由______部門負責。
第三條 具體操作規範
一、接收文書
1．_____部門按下列規定處理所到達的文書：
（1）把公司文書與個人文書區分開來；
（2）由_____部門直接開啟送達的公司文書，並在文書的空白處加蓋收發印章，註明收發日期；
（3）對於不開啟也能估計事項並不重要的文書，以及絕密文書、親啟文書，只要在封面上加蓋收發印章、註明收發日期即可。
2．凡符合下列規定的文書，都必須做好登記，註明文號、標題、來文機關等內容：
（1）若能判定或者未開啟也能判斷是重要的文書或者有重要物品的文書；
（2）專人傳遞的文書；
（3）標有“絕密”類或親啟字樣的文書。
3．_____部門必須優先處理電報、特快專遞類文書，不得拖延。
4．凡下班後，或規定工作時間以外，或節假公休日到達的文書，一律由值班人員接收，於此後第一個工作日早晨移交_____部門。
二、分發文書
1．公司文書
（1）公司文書送_____辦公室，由其根據檔案內容分發至各_____辦公室；
（2）一般專項性工作的檔案，直接送分管_____閱處；全域性性、綜合性、重要性檔案應先送_____定奪；
（3）____閱後文件應籤批辦理意見，_____根據籤批意見分送有關人員閱知辦理；
（4）重要的檔案工作辦理完畢或工作落實後，應及時收回，送_____存檔。
2．個人文書
（1）重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人不在的情況下，囑託_____轉交，領取文書者必須在登記簿上簽名蓋章；
（2）文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中；
（3）私人信件直接分送本人，讓領取者在登記簿上簽名蓋章。
三、擬寫文書
1．擬寫負責人
擬寫文書遵循誰負責誰擬寫的原則，具體如下：
（1）有關業務方面的或一般專業性的的檔案由承擔其工作職能的_____部門擬稿；
（2）有關綜合行政方面的，制度性、事務性檔案由_____部門負責擬稿；
（3）股東會、董事會、監事會等工作性檔案由_____負責擬稿；
（4）集團重大投資方案，中、長期發展計劃，遠景規劃等_____參與擬定；
2．擬寫文書流程
（1）擬文部門明確擬文內容，確定擬稿人員；
（2）擬文人員用規範的擬文稿紙擬文，載明檔名稱、檔案編號、擬稿人、核稿人、簽發人等專案，擬文完畢，簽署擬稿人姓名，送_____；
（3）擬文部門負責人稽核初稿，審稿後簽署核稿人姓名，然後送_____審批；
（4）審批後，由_____部門安排列印、校對。
四、寄發文書
1．具體流程
（1）寄發公司外的一般文書，_____部門封緘之後，直接送交_____統一寄發。
（2）彙集所有的待發文書，做好文書傳送登記。
（3）待發文書必須在一定時間內傳送出去。特快專遞以及電報等文書，必須即時發出。
（4）凡機密或親啟文書，_____必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章後傳送，並給_____以必要的回覆。
（5）其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，並給_____必要地回覆。
2．費用
（1）郵費與電報費用由_____統一開支。
（2）按月決算郵費與電報費用開支。
第四條 附則
本辦法經_____核准後實施，增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸本公司。
